A día de hoy, cada vez son más frecuentes los procesos documentales y oficiales que permiten los trámites gracias a una tecnología que, sin lugar a dudas, llegó para quedarse aunque va ganando espacio poco a poco. La firma documentos en remoto es, para muchos, una facilidad añadida que deja de colapsar las administraciones y despachos y que garantiza su trazabilidad en todo momento.
Este proceso permite, identificar al usuario de forma fehaciente y también la integridad del propio documento, es decir, permite y consigue las mismas garantías legales, jurídicas y administrativas que una firma manuscrita en papel.
Entender el proceso de la firma digital
En realidad no es más complejo que cualquier otro proceso y de forma resumida a continuación te lo explicamos.
Un emisor (una administración, profesional jurídico, empresa) envía un documento original a través de una plataforma/aplicación que garantice la trazabilidad del documento – esto es que no podría ser modificado el original en ningún momento – y que envíe al interesado un código para poder descargarlo y que le permite firmar digitalmente un documento antes de devolverlo al receptor.
La codificación es la base que garantiza la seguridad. De hecho, tal como define el Portal de la Administración Electrónica, «La firma electrónica es el archivo o documento electrónico resultante. Este es el documento válido a efectos legales y el que debes conservar. Cualquier impresión o representación gráfica que se haga de él solo es válido en los términos que determine el destinatario de la firma. En general, en este caso, la firma impresa debará contener un CSV o Código Seguro de Verificación que permite contrastar la copia impresa con la original electrónica».
Ventajas de la firma digital para las compañías y usuarios
Cualquier empresa -sea pyme o gran empresa- es capaz de contar con una app para firmar documentos y agilizar sus procesos desde varias vías.
Por un lado, facilita a sus clientes e interesados la firma en remoto garantizando la legalidad y seguridad del proceso. Esto evita, por ejemplo, desplazamientos y pérdida de tiempo, agilizando la presentación documental de manera más que visible.
Además, es sostenible y ahorra energía y recursos ya que evita las copias interminables en papel y la posibilidad de extravío ya que se almacenaría en la nube. La capacidad corporativa por ahorrar papel y ser sostenible es otra de las ventajas de este tipo de servicio. A esto además hay que sumarle la facilidad de gestión de un archivo y por supuesto la reducción del espacio necesario para almacenar documentación impresa, otra forma más de reducir costes y aumentar la eficiencia de la compañía.
La sencillez del proceso, además, ayuda a acortar plazos, reconvertir ventas y agilizar, durante viajes, que todo se resuelva en cuestión de horas sin necesidad de esperar a retornos.
Sin duda es hacia donde tenderá la documentación futura por todas las ventajas que conllevan en un mercado cada vez más internacional en los que prácticamente todos los sectores tienden a globalizarse y dinamizarse hasta límites insospechados hace algunas décadas.
