La destrucción de documentos en tiempos Covid

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Superada la novedad del teletrabajo y de la logística en los domicilios de millones de españoles, es el momento también de hablar de la documentación que se ha necesitado durante estos meses para hacer que las empresas pudieran seguir trabajando.

Es cierto que hoy en día hay un porcentaje elevadísimo de documentación que está digitalizada y que no necesita copias físicas, pero hay otro tanto con información confidencial o contratos, por ejemplo, que necesitan del papel y que, pasado cierto tiempo, es necesario destruir” explican algunos responsables de recursos humanos.

Mientras que en las oficinas que trabajan con este tipo de documentos suelen contar con una máquina destructora o con el contrato de un servicio que recoja y gestione dicho material, lo cierto es que, al dispersar a los trabajadores en sus domicilios, esto podría haber sido complicado de no contar con una empresa especializada que fuera la encargada de gestionar la unificación, recogida y destrucción con total discreción incluso in situ.

La ventaja, para muchos, de contar con este tipo de servicio externalizado, pese a lo que pueda a priori parecer al pasar por unas terceras manos, pasa precisamente no solo por los acuerdos de confidencialidad sino por los certificados de destrucción que emiten que permiten, de cara a los implicados en las firmas, garantizar el control absoluto de la información por parte de profesionales que, para más información, posteriormente, reciclan el papel.

A muchos les sorprende la legislación y normativa al respecto de este tipo de servicio. Según la norma UNE15713, el nivel seis de destrucción de documentos hace de éstos materia irrecuperable. Las partículas resultantes son tan minúsculas que garantizan que, de verdad, el documento ha pasado a ser destruído sin posibilidad de vuelta atrás lo que, a ciertos niveles empresariales, asegura la confidencialidad necesaria” explican.

En este sentido, con el confinamiento, las empresas que se han dedicado a esto han tenido todo un reto. Por un lado, las hay que han ido a los domicilios para gestionar in situ este proceso, pero otras han sido capaces de – con la colaboración de la compañía, reunir todos los documentos en un momento concreto en las sedes corporativas y así hacer todo en un solo servicio.

Documentos caducados, archivos de años anteriores, ordenadores, textiles, tarjetas de crédito, radiografías de centros hospitalarios…son muchos más los soportes de los que uno se puede imaginar y, sin embargo, es un servicio cada vez más extendido.

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