Si hay algo positivo que ha venido de la mano de la digitalización, aunque a muchos aún les esté costando esfuerzo, es la optimización de los procesos.
El hecho de que todo pase a estar disponible para toda la plantilla, haciendo los procesos más cortos, viables y corporativos ha servido de base para comprender que una compañía debe funcionar como el engranaje de un reloj para sacar el mejor partido a sus políticas y posibilidades.
Mientras antes se hacían análisis DAFO para comprender las carencias y fortalezas, la Automatización de procesos administrativos ha servido de manera interna también para conocer de primera mano las áreas que pasaban a necesitar una mejora de proceso para optimizar el tiempo y trabajo de sus empleados.
Con esta automatización, además, se ha ganado tiempo. El hecho de que los manuales corporativos se hayan también dedicado a depurar el trabajo y funciones de cada departamento, sin olvidar la necesidad de que éstos interactúen con el resto de capas de la empresa, ha facilitado ver cómo mejorar cada uno de los servicios que se ofrecían.
Marketing, Comunicación y Comercial nunca antes han estado tan cerca para conocer al consumidor de productos o servicios específico. Pero tampoco contabilidad y ventas, por ejemplo. El buscar esa confluencia corporativa ha servido, gracias a la digitalización, a que trabajadores, mandos intermedios, directiva y también clientes puedan obtener la información en tiempo y forma sin necesidad de demoras.
El poder gestionar el pago de la Factura de proveedores a tiempo, igual que las proformas o incluso las facturas por cobrar ha supuesto un salto cualitativo para los departamentos contables y financieros. Es la manera, gracias a la automatización, de contar en cada momento con la información relativa a los números en los que se puede mover la compañía. Eso hace que se puedan reajustar presupuestos, partidas e incluso que se puedan destinar nuevas cifras a proyectos que mejoren las áreas departamentales.
¿Cuáles son los beneficios de la digitalización?
- La ausencia de archivos. Con la nueva ley de protección de datos, el uso del papel donde aparezcan datos debe ser mucho más limitado y, además, debe estar a buen recaudo. El uso de la digitalización para crear unas bases de datos con protección frente a los hackers y malware evitará los «despistes» de papeles.
- Ahorro en papel: más allá de una cultura corporativa que esté concienciada de la necesidad de apostar por el medioambiente, también el gasto en papel decrece de forma más que considerable. No solo en dinero, sino también en espacio, lo que hace que las oficinas aligeren también cualquier proceso.
- Acceso a la información por parte de toda la corporación a través de permisos dentro de los sistemas que permitan cruzar el big data para conseguir mejoras y sinergias que de otra forma pasarían desapercibidas.
- Archivo digital que deja huella en todos los procesos para detectar fallos o mejoras a realizar. De esta forma, al estar la información cruzada, el seguimiento de los procesos permite evitar olvidos.
- Multiacceso desde cualquier rincón o desde cualquier dispositivo, lo que permite la movilidad de los trabajadores e incluso el teletrabajo.
