Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales, comúnmente señalados solo como ERP, por sus siglas en inglés, deben tener lugar en toda empresa sin importar el tamaño de la misma, porque se consideran clave para lograr objetivos a favor del éxito.
Estos sistemas integran diversas funciones en una única plataforma, mejorando la eficiencia en cuanto a la gestión empresarial se trata. Lo mejor es que con el avance de la tecnología, han emergido alternativas destacables, tal es el caso de los ERP en la nube, que viene sonando con mucha fuerza. Sin embargo, antes de adentrarnos en las ventajas específicas de un ERP en la nube, es crucial entender en profundidad qué es un sistema ERP y que aporta.
¿Qué es un sistema ERP?
Un sistema ERP es básicamente un conjunto de aplicaciones integradas en un programa, que permiten a una organización gestionar y automatizar muchas funciones del negocio, desde la contabilidad y las compras hasta la gestión de inventarios y la producción.
A través de una base de datos centralizada, un ERP, como por ejemplo el de Cegid Ekon, garantizan que toda la información necesaria esté disponible en tiempo real para los empleados autorizados, mejorando la visibilidad y la coherencia de datos en general.
Actúan como el sistema nervioso central de una empresa, conectando todos los puntos de contacto y flujos de trabajo en una única plataforma unificada. Para tenerlo más claro, digamos que un departamento de ventas recibe un pedido, entonces, el ERP actualizará automáticamente el inventario, notificará al departamento de producción y generará una factura para el cliente, todo sin que tenga que existir una intervención manual.
Este nivel de automatización y coordinación es crucial para mantener la competitividad de las empresas en un mercado dinámico y complejo sin importar el sector. No obstante, el papel de dichos programas va más allá, siendo ideal conocer más sobre ellos.
El papel del ERP en las empresas
- Integración de funciones. Lo que hace casi esencialmente un ERP, es que, otorga funciones empresariales en una sola plataforma, siendo más simple su manejo en comparación de si fueran varias de estas.
- Mejora de la eficiencia. Por la automatización de tareas rutinarias y procesos, se minimiza el tiempo y los errores asociados a la gestión manual.
- Decisiones inteligentes. Gracias a este medio, es posible obtener datos en tiempo real y análisis integrados, por lo que para los encargados es más simple tomar decisiones inteligentes, que están basadas en información precisa y actualizada.
- Reducción de costes. Al optimizar los procesos y eliminar redundancias típicas en los mismos, un ERP es maravilloso para reducir los costes operativos.
- Cumplimiento normativo. En todo país existen normas con relación lo que las empresas deben cumplir, y según las regulaciones locales e internacionales, estos programas están pensados y diseñados para operar dentro de lo que establecen las leyes.
- Mejora en la colaboración. Si existe un factor que todos los empleados aprecian, es que los ERP facilitan la colaboración interdepartamental al proporcionar una plataforma común para compartir información y trabajar en proyectos.
- Gestión de inventarios. Tal como habíamos mencionado anteriormente, estos son capaces de mejorar la visibilidad total sobre los niveles de inventario, lo que ayuda a evitar excesos, optimizando la gestión de stock.
- Seguridad de la información. Siempre que sean programas de calidad creados por expertos, garantizan robustas medidas de seguridad para proteger los datos sensibles de la empresa contra accesos no autorizados y ciberataques.
¿Qué tiene de especial un ERP en la nube?
Un ERP en la nube es una versión del software ERP, pero alojada en servidores remotos y accesibles a través de Internet, básicamente con las mismas características que otros servicios en la nube. Este modelo brinda una serie de ventajas significativas sobre las soluciones tradicionales basadas en servidores locales.
El primer aspecto que lo hace tan especial, es que elimina la necesidad de una infraestructura de TI cara y de un mantenimiento continuo. Las actualizaciones del software, la seguridad y el soporte técnico están gestionados por el proveedor del ERP en la nube, y en este caso, igualmente recomendaremos a Cegid Ekon, porque cuentan con este servicio, que promete, y mucho en este sentido.
Además, los ERP en la nube ofrecen una flexibilidad maravillosa, ya que pueden ser accesibles en todo el sentido de la palabra. Esto es particularmente beneficioso para empresas con múltiples ubicaciones o para aquellas que adoptan políticas de trabajo remoto, que a raíz de la pandemia, se ha instaurado más ampliamente.
La escalabilidad también es más sencilla y económica en la nube, porque las empresas pueden ajustar sus necesidades de recursos rápidamente sin inversiones significativas en hardware o software, como sucedería en otros casos.
Razones para adquirir un ERP en la nube
- Accesibilidad remota. Se adelantaba que, se puede acceder al sistema desde cualquier lugar, por supuesto, siempre que se tenga conexión a Internet, facilitando el teletrabajo y la gestión de múltiples ubicaciones.
- Reducción de costes iniciales. No es necesario invertir en infraestructura cara, como servidores y otros equipos que se requerirían normalmente.
- Actualizaciones automáticas. El proveedor es el que se encarga de las actualizaciones, que como se sabe, son indispensables, asegurando que siempre se utilice la versión más reciente y segura del software.
- Seguridad más avanzada. Los ERP se crean para ser lo más seguros posible, y su versión en la nube suelen ofrecer medidas de seguridad más avanzadas, que van acorde con el cumplimiento normativo.
- Implementación más rápida. Son más rápidos de implementar que las soluciones locales, al menos, en la mayoría de los casos, permitiendo a las empresas empezar a beneficiarse del sistema más pronto.
- Mantenimiento reducido. El mantenimiento del sistema es responsabilidad del proveedor, lo que libera al equipo de TI para centrarse en otras tareas estratégicas.
- Colaboración mejorada. La accesibilidad en la nube facilita la colaboración entre equipos dispersos geográficamente, con todos los usuarios trabajando con la misma información en tiempo real.
- Integración con otras herramientas. Normalmente, la modalidad en la nube brinda mejores capacidades de integración con otras aplicaciones y servicios en línea, como CRM y software de comercio electrónico.
