El comienzo de la campaña de la declaración de la renta suele venir acompañado de varios documentos clave que ayudan a los contribuyentes a revisar sus datos fiscales. Uno de los más importantes para quienes trabajan por cuenta ajena es el certificado de retenciones que entregan las empresas a sus empleados. Este documento resume la información fiscal que la empresa ha comunicado a la Agencia Tributaria sobre los salarios pagados durante el año y las retenciones de IRPF aplicadas. Comprender qué es, qué información contiene y cómo se utiliza es fundamental para revisar correctamente el borrador de la renta y evitar errores antes de presentar la declaración.
Qué es y qué contiene el certificado de retenciones
El certificado de retenciones es un documento que las empresas entregan a sus trabajadores en el que se detallan los datos fiscales relacionados con su salario durante el año anterior. En él aparece el total de ingresos que el empleado ha percibido por su trabajo y las cantidades que la empresa ha retenido en concepto de IRPF para ingresarlas posteriormente en la Agencia Tributaria.
Aunque el formato puede variar ligeramente entre empresas, se trata de un documento oficial desde el punto de vista fiscal. Esto se debe a que la información que contiene procede de los modelos informativos que la empresa presenta ante la Administración tributaria, especialmente el modelo 190, que es el resumen anual de las retenciones practicadas a trabajadores y profesionales.
En este certificado aparecen datos identificativos del trabajador y de la empresa, el total de rendimientos del trabajo pagados durante el ejercicio, las retenciones de IRPF aplicadas, así como otras posibles cantidades relacionadas con la retribución, como determinadas aportaciones a la Seguridad Social o retribuciones en especie si las hubiera.
Toda esta información es la que la empresa ha comunicado previamente a Hacienda y la que posteriormente se utiliza para elaborar los datos fiscales del contribuyente.
Por este motivo, el certificado de retenciones sirve como una referencia clave para comprobar que la información que aparece en el borrador de la declaración de la renta coincide con lo que realmente ha pagado la empresa y con las retenciones que se han practicado durante el año.
De dónde salen los datos del certificado y cómo comprobarlos en el borrador de la renta
Los datos que aparecen en el certificado de retenciones proceden directamente de la contabilidad de la empresa y de las nóminas del trabajador a lo largo del año.
Cada mes, cuando la empresa paga el salario, calcula la retención de IRPF que corresponde aplicar en función de distintos factores y descuenta esa cantidad del sueldo. Posteriormente, esas retenciones se ingresan periódicamente en la Agencia Tributaria.
El cálculo de la retención no es arbitrario, sino que se basa en el sistema de retenciones del IRPF establecido por la normativa fiscal. Para determinar el porcentaje de retención se tienen en cuenta varios elementos, como el salario anual previsto, la situación familiar del trabajador, el número de hijos o descendientes a cargo, posibles discapacidades y el tipo de contrato. Con estos datos se determina un porcentaje que se aplica sobre la base del salario para estimar el impuesto que corresponderá pagar al final del año.
A lo largo del ejercicio ese porcentaje puede ajustarse si cambian las circunstancias personales o si se modifica el nivel de ingresos.
Todas las retenciones acumuladas durante el año son las que posteriormente aparecen reflejadas en el certificado que entrega la empresa.
Cuando comienza la campaña de la renta, esa misma información ya suele aparecer incorporada en el borrador o en los datos fiscales del contribuyente. En el documento de la declaración puede comprobarse en el apartado de rendimientos del trabajo, donde figuran los ingresos íntegros percibidos y las retenciones practicadas. Estos importes deberían coincidir con los que aparecen en el certificado de retenciones que facilita la empresa.
Revisar que ambos documentos contienen las mismas cifras es una comprobación recomendable antes de presentar la declaración, ya que permite detectar posibles errores en los datos fiscales o discrepancias en las retenciones comunicadas a la Agencia Tributaria. Si todo coincide, el contribuyente tendrá la seguridad de que los datos salariales utilizados para calcular su declaración de la renta son correctos.
