Aunque a priori pueda sonar parecido, las empresas y autónomos están más que acostumbrados a trabajar con ambas opciones teniendo en cuenta sus diferencias.
Entenderlas evita no sólo errores contables sino también problemas fiscales y, sobre todo, malentendidos con clientes y proveedores.
¿Qué es cada una?
La factura es el documento comercial y fiscal que acredita una operación de compraventa ya realizada.
Sirve para exigir el pago y para justificarlo ante la administración tributaria y debe cumplir requisitos legales como el seguir una numeración correlativa en la facturación de la compañía, que incluya la fecha de emisión, los datos completos del emisor y del receptor.
El llamado cuerpo de la factura debe incluir una descripción de los bienes o servicios, y, en cuanto a la parte de cargos, es necesario que defina bien cuál es la base imponible, los impuestos aplicables y el total a pagar.
Una vez emitida, tiene efectos contables y fiscales: se registra, genera IVA repercutido o soportado y puede ser objeto de inspección.
La factura proforma, por el contrario, no tiene validez fiscal.
Es un documento informativo que detalla una oferta comercial antes de que exista la venta.
Incluye precios, condiciones, plazos y, a menudo, impuestos estimados, pero no obliga a pagar ni permite deducciones fiscales.
“Su función es anticipar cómo será la factura final si la operación se concreta”, explican los expertos.
Cuándo se usa una factura proforma y por qué se solicita
La proforma se utiliza cuando aún no hay una transacción cerrada, pero las partes necesitan claridad.
Es muy habitual en operaciones internacionales, en ventas de bienes de alto valor, en proyectos a medida o cuando el cliente debe gestionar autorizaciones previas.
“Bancos y organismos públicos suelen solicitarla para conceder financiación, abrir créditos documentarios o aprobar presupuestos”, explican, “también son necesarias para poner en marcha trámites aduaneros, ya que permite estimar impuestos y aranceles antes del envío”.
Desde el punto de vista del vendedor, la proforma ayuda a fijar por escrito condiciones comerciales detallando los precios, moneda de transacción, forma de pago, plazos de entrega y, sobre todo, el periodo de validez de la oferta.
Para el comprador, ofrece seguridad y capacidad de planificación, sin asumir todavía una obligación de pago. Si el cliente acepta la proforma, no se “convierte” automáticamente en factura; el vendedor deberá emitir una factura definitiva cuando entregue el bien o preste el servicio.
En cuanto a ventajas, la factura es imprescindible para cobrar, declarar impuestos y formalizar ingresos ygastos. La proforma, por su parte, reduce riesgos comerciales: permite negociar sin comprometerse, facilita aprobaciones internas y externas, y evita rehacer condiciones a última hora.
Usar cada documento en su momento adecuado ordena la relación comercial y ahorra tiempo y conflictos.
¿Qué diferencia hay entre una factura proforma, entonces, y un presupuesto?
Aunque cumplen funciones parecidas, un presupuesto es una propuesta económica inicial.
Suele elaborarse en una fase temprana, cuando todavía se están valorando opciones, alcances o cantidades. En realidad, indica precios orientativos, una descripción general del trabajo o producto y, en muchos casos, asumiendo estar sujeto a cambios.
Otra diferencia relevante es el uso externo. Un presupuesto suele circular solo entre proveedor y cliente.
La proforma, en cambio, se utiliza con frecuencia ante terceros: bancos, administraciones públicas, aduanas o departamentos internos de compras. Por eso se solicita cuando se necesita un documento con apariencia de factura, pero sin efectos fiscales.
En la práctica, el proceso habitual pasa por, primero, presentar un presupuesto para valorar la operación; una vez aceptadas las condiciones, se emite una factura proforma y, finalmente, cuando se entrega el bien o se presta el servicio, se expide la factura definitiva.
No siempre se usan los tres documentos, pero ese orden refleja bien su función.
