Puntos clave en la organización de eventos

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Cuando una marca, empresa o institución se plantea la organización de un evento surgen muchas incognitas que sin duda se resolverán contando con profesionales con experiencia en la organización de eventos.

Por lo tanto, la primera decisión acertada cuando deseamos poner en marcha la organización de un evento es contar con una agencia de eventos que se encargue en mayor o menor medida de todo lo relacionado con el mismo.

Una vez que ya tenemos claros los objetivos del evento, el público al que se dirige y contamos con una agencia de eventos que ponga a nuestra disposición sus recursos para llevar a buen término el mismo debemos de comenzar a tomar decisiones.

La primera decisión a tomar será la fecha de celebración y el medio. Una fecha acertada aumentará la participación y facilitará nuestro poder de convocatoria, también si se trata de un evento de un día de duración o varios será determinante. En cuanto al medio es importante decidir si se tratará de un evento presencial, online o mixto.

El medio de celebración es importante no solo para contar con los medios técnicos adecuados, la organización de toda la logística relativa al evento sino también para la convocatoria de las personalidades e invitados estrella del evento.

En muchos eventos deberemos de cuadrar agendas con los speakers e incluso renunciar a algunos relevantes o de moda en ese momento porque su disponibilidad es limitada en esos días. También el caché o la coincidencia de nuestro evento con otros pueden afectar a este tipo de decisiones.

Finalmente cuando se cuadran fechas, invitados, lugar de celebración, llega el momento de elaborar toda la cartelería y elementos gráficos incluidas las invitaciones. En este proceso participan normalmente desde diseñadores gráficos, creativos, copys hasta un pequeño panel de invitados sobre el que testar los mensajes y la puesta en escena.

Si se trata de un evento físico o digital será necesario contar también con profesionales que creen la escenografía necesaria en el espacio físico, stands en el caso de ferias, decorados en el caso de eventos online y en este proceso de producción intervienen desde carpinteros, ebanistas, pintores, electricistas, fontaneros… cada puesta en escena requiere hasta decenas de oficios.

En cuanto a la parte técnica, además de realizar las pruebas necesarias de imagen y sonido, previamente será necesario decidir si se creará alguna aplicación tecnológica para los teléfonos móviles de los asistentes. En caso afirmativo semanas antes estará disponible para comenzar a generar engagement entre los asistentes e invitados.

Un evento no requiere una organización y puesta en escena ostentosa, pero si han de tomarse con sumo cuidado las decisiones adecuadas para que invitados y asistentes se encuentren en el clima óptimo para que el evento sea un éxito y alcance sus objetivos.

Los eventos online han tenido una gran acogida desde la pandemia originada en 2020 con motivo del covid-19 y poco a poco se está regresando a la presencialidad no solo en el trabajo sino también en la organización de eventos empresariales donde cada vez más ferias, congresos y eventos de marca retoman su actividad abriendo sus puertas.